Foto-, Film- und Tonaufnahmen: Datenschutz

Die ZKI-Frühjahrstagung 2019, deren Veranstalter die Technische Universität Ilmenau ist, wird multimedial für Zwecke der tagungsnachbereitenden Öffentlichkeitsarbeit (einschließlich der hochschulinternen Informationsarbeit / Dokumentation) durch unsere Medienmitarbeiter begleitet.

Wir möchten Sie darüber informieren, inwieweit es dabei zu der Verarbeitung personenbezogener Daten der Tagungs-Teilnehmer und -Besucher kommt und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

Im Überblick:

Verantwortlicher
Ihre Rechte
Unsere Medienmitarbeiter
Rechtsgrundlagen
Medien der Öffentlichkeitsarbeit und Verwendungen
Speicherfristen
Aufnahmen durch Dritte

1. Verantwortlicher

a) Der Verantwortliche gemäß Art. 4 Ziffer 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:

Technische Universität Ilmenau

Ehrenbergstr. 29

98693 Ilmenau

Tel. +49 (0) 3677 69-5001
Fax +49 (0) 3677 69-5009
E-Mail rektor@tu-ilmenau.de

Rechtsform: Körperschaft des öffentlichen Rechts

Vertreter: Univ.-Prof. Dr. rer. nat. Dr. h.c. mult. Prof. h.c. mult. Peter Scharff (Rektor), Ehrenbergstr. 29, 98693 Ilmenau

b) Den Datenschutzbeauftragten der TU Ilmenau können Sie wie folgt erreichen:

Universitätsrechenzentrum der Technischen Universität Ilmenau

Am Helmholtzring 9
98693 Ilmenau
Tel.: +49 3677 69-2524
E-Mail: datenschutz@tu-ilmenau.de

2. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach der DS-GVO folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit deren jeweilige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen:

Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.
Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person verlangen. Darüber hinaus können Sie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): In bestimmten Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können in bestimmten Fällen verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr für diese Zwecke, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Das Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Geltendmachung Ihrer Rechte: Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an den Datenschutzbeauftragtendatenschutz@tu-ilmenau.de oder postalisch an dessen oben angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.

Die für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Häßlerstr. 8
99096 Erfurt
https://www.tlfdi.de/tlfdi/kontakt/

3. Unsere Medienmitarbeiter

Wir haben einen Fotografenund ein Filmteam damit beauftragt, Foto-, Film- und Tonaufnahmen für die tagungsnachbereitende Öffentlichkeitsarbeit anzufertigen. Wir verwenden ausschließlich Aufnahmen, die von unserem Fotografen und unserem Filmteam (im Folgenden: unseren Medienmitarbeitern) angefertigt wurden.

Unsere Medienmitarbeiter sind optisch leicht erkennbar an ihren auffälligen T-Shirts mit dem Aufdruck „ZKI-Frühjahrstagung 2019“.

Unsere Medienmitarbeiter sind geschult und angewiesen, die datenschutz- und persönlichkeitsrechtlichen Belange der Teilnehmer und Besucher der Tagung zu beachten. Im Vordergrund der Aufnahmen steht die Darstellung der Veranstaltung als Ereignis. So ist gewährleistet, dass die Öffentlichkeitsarbeit in einem rechtskonform-schonenden Ausgleich mit den individuellen Interessen der Teilnehmer und Besucher erfolgt.

4. Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Foto-, Film- und Tonaufnahmen durch unsere Medienmitarbeiter

a) Unsere Medienmitarbeiter sind tätig auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 lit. e Datenschutzgrund-Verordnung (DS-GVO). Nach dieser Vorschrift ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, soweit sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt. Nach dem Gesetz sind die Hochschulen aufgefordert, die Öffentlichkeit über die Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterrichten (vgl. § 5 Abs. 13 Thüringer Hochschulgesetz). Das Wirken der Hochschulrechenzentren als wesentlicher Faktor für die Erfüllung der Hochschulaufgaben ist Gegenstand der ZKI-Tagung. Von der Öffentlichkeitsarbeit umfasst ist auch die auf die Hochschulöffentlichkeit gerichtete Informationsarbeit und betreffende Dokumentation.

b) Darüber hinaus werden unsere Medienmitarbeiter einzelne Tagungsteilnehmer ansprechen und fragen, ob sie sich vor der Kamera zu ihren Eindrücken von der Tagung äußern möchten. Soweit sich die angesprochenen Personen hierzu bereit erklären, erfolgt die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 lit. a DS-GVO.

5. Medien der Öffentlichkeitsarbeit und einzelne Verwendungen

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur tagungsnachbereitenden Öffentlichkeitsarbeit. Von dieser umfasst sind folgende Verwendungen der Aufnahmen:

- die öffentliche Zugänglichmachung / Veröffentlichung im Rahmen der Tagungswebseite sowie anderer Online- und Offline-Medien (wie zum Beispiel Hochschulzeitschriften und Hochschulnachrichten-Medien; einschließlich entsprechender Medien in sozialen Netzwerken) der Technischen Universität Ilmenau und anderer Thüringer Hochschulen;

- die Informationsarbeit gegenüber den Mitgliedern und Angehörigen der Hochschulen,

- die Versendung an die Presse.

6. Dauer der Speicherung

Die Speicherung erfolgt ohne Begrenzung durch eine bestimmte Frist, indes begrenzt durch ihren Zweck sowie unter Beachtung gegebenenfalls weiterreichender gesetzlicher Pflichten (wie zum Beispiel Archivierungspflichten).

Eine Aufbewahrung der Aufnahmen in lokalen Speichern (wie zum Beispiel Speicherkarten der Kameras) erfolgt nur vorübergehend und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen. Die mittel- und längerfristige Speicherung ist auf möglichst wenige zentrale, datenschutzrechtlich zulässige Orte beschränkt. Anzahl und Umfang der Aufnahmen werden möglichst frühzeitig auf ein Maß begrenzt, das angemessen ist, um die Tagung zu dokumentieren.

7. Foto-, Film- und Tonaufnahmen durch Dritte

Wir sind nicht verantwortlich für Aufnahmen, die durch Dritte (insbesondere Teilnehmer / Besucher der Tagung und Presse-Angehörige) erstellt werden. Deren Verhalten entzieht sich unserem Einfluss.

Stand: 7. März 2019